e-Planning

e-PLANNING

IMPLEMENTASI E-PLANNING (SISTEM INFORMASI PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH)

A. LATAR BELAKANG

Teknologi informasi dan komunikasi yang berkembang demikian pesat merupakan peluang bagi pengaksesan, pengelolaan, dan pendayagunaan informasi secara cepat dan akurat sesuai dengan skala prioritas kebutuhan pembangunan suatu daerah. Kondisi ini juga sangat bermanfaat dalam pencapaian efisiensi dan efektifitas kinerja aparatur penyelenggara pemerintahan serta merupakan fasilitas tersendiri bagi pemerintah dalam berinteraksi dengan berbagai pemangku kepentingan (stakeholders) yang pada akhirnya akan memicu transformasi paradigma penyelenggaraan pemerintahan daerah pada berbagai tingkatan pengambilan kebijakan.

Selanjutnya, Dengan berlakunya UU 23/2014 tentang Pemerintah Daerah, penyelenggaraan otonomi daerah dilaksanakan dengan memberikan kewenangan yang luas, nyata dan bertanggung jawab kepada daerah. Agar pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan tersebut benar-benar memiliki manfaat dan dampak jangka panjang bagi masyarakat luas, pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan itu sendiri memerlukan suatu upaya keberlanjutan dan kesinambungan.

Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional menyatakan bahwa Perencanaan adalah suatu proses untuk menentukan tindakan masa depan yang tepat, melalui urutan pilihan, dengan memperhitungkan sumber daya yang tersedia, dan menetapkan bahwa Sistem Perencanaan Pembangunan memiliki tujuan :

Mendukung koordinasi antar pelaku pembangunan;
Menjamin terciptanya integrasi, sinkronisasi, dan sinergi baik antar daerah, antar ruang, antar waktu, antar fungsi pemerintah maupun antara pusat dan daerah;
Menjamin keterkaitan dan konsistensi antara perencanaan, penganggaran, pelaksanaan dan pengawasan;
Mengoptimalkan partisipasi masyarakat; dan
Menjamin tercapainya penggunaan sumber daya secara efisien, berkeadilan, dan berkelanjutan.

Sesuai dengan amanat oleh Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah. Dalam Pasal 30 ayat 1, tertuang amanat “Dalam rangka pengelolaan dan pemanfaatan data dan informasi secara optimal, daerah perlu membangun sistem informasi perencanaan pembangunan daerah” hal ini menjadi konsekuensi logis untuk pengembangan Suatu Sistem Informasi dalam ranah Perencanaan Pembangunan Daerah.

Dengan pemanfaatannya yang optimal sistem informasi diharapkan dapat mempermudah representasi data-data pada sistem informasi yang dikembangkan terutama untuk pengembangan sistem informasi di instansi pemerintahan dalam kerangka e-government. Tata laksana pemerintahan yang baik (E-GOVERNMENT) adalah seperangkat proses yang diberlakukan dalam organisasi baik swasta maupun negeri untuk menentukan keputusan. Tata laksana pemerintahan yang baik ini walaupun tidak dapat menjamin sepenuhnya segala sesuatu akan menjadi sempurna, namun apabila dipatuhi jelas dapat mengurangi penyalahgunaan kekuasaan dan korupsi. Tata laksana pemerintahan yang baik ini dapat dipahami dengan memberlakukan delapan karakteristik dasarnya yaitu:

Patisipasi aktif
Tegaknya hukum
Transparansi
Responsif
Berorientasi akan musyawarah untuk mendapatkan mufakat
Keadilan dan perlakuan yang sama untuk semua orang.
Efektif dan ekonomis
Dapat dipertanggungjawabkan

Berlakunya karakteristik-karakteristik diatas biasanya menjadi jaminan untuk:

Meminimimalkan terjadinya korupsi
Pandangan minoritas terwakili dan dipertimbangkan
Pandangan dan pendapat kaum yang paling lemah didengarkan dalam pengambilan keputusan.

Selama ini sistem teknologi informasi selalu dikenal sebagai sebuah aktifitas yang sangat menyerap teknologi canggih, membutuhkan biaya yang besar dan sangat susah diimplementasikan secara cepat dan tepat. Pernyataan ini merupakan sebuah pernyataan salah kaprah yang selalu didengungkan oleh para penghalang dari perkembangan teknologi ini. Padahal dengan sistem perencanaan yang baik dan berkesinambungan, sistem teknologi informasi dapat diterapkan dengan baik serta tentunya dengan penggunaan biaya yang dapat seminimal mungkin tanpa mengurangi kualitas dari teknologi yang digunakan.Pemanfaatan teknologi ini tentunya tidak perlu sekaligus, harus selalu disesuaikan dengan perkembangan yang ada di daerah implementasiannya, tetapi dengan dasar yang kokoh, pembangunan teknologi ini dapat dilaksanakan secara berkesinambungan sehingga akhirnya akan membawa efisiensi dan efektifitas dalam sistem pelaksanaannya sesuai dengan tujuan dari pengimplementasian teknologi informasi yaitu mewujudkan sebuah sistem kerja yang efisien, efektif dan terintegrasi.

Dengan telah diberlakukannya UU No.32 th 2004 tentang pemerintahan daerah, maka hak dan tanggungjawab pemerintah daerah makin tinggi baik itu dalam pengelolaan sumber daya alam, manusia dan potensi yang ada. Agar dapat melaksanakan hak dan tanggungjawab tersebut secara efisien dan efektif, maka organisasi pemerintah daerah harus dapat membuat kebijakan-kebijakan yang strategis dan operasional pemerintahan secara efisien dan efektif dengan berlandaskan pada prinsip-prinsip good governance. Pemerintah daerah harus lebih berusaha sendiri untuk meningkatkan potensi daerahnya agar dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin sesuai dengan kaidah-kaidah yang ada.

Pembangunan sebuah sistem manajemen perencanaan daerah di pemerintahan daerah merupakan salah satu langkah untuk mengumpulkan berbagai data dan informasi yang berhubungan sistem perencanaan daerah yang dimiliki oleh pemerintah daerah. Seluruh data dan informasi tersebut merupakan asset bagi proses pembangunan yang dilaksanakan di Pemerintah Daerah.Data dan informasi tersebut sangat dibutuhkan dalam proses pembangunan yang dilaksanakan oleh pemerintah daerah serta dapat menjadi referensi bagi para pimpinan dari Pemerintahan Daerah untuk mengambil keputusan penting dalam berbagai aktifitas yang ada. Selain itu, sistem ini dapat menjadi standarisasi untuk memantau seluruh program pembangunan yang telah, sedang dan akan dilaksanakan. Sistem ini nantinya juga dapat dikembangkan sebagai sebuah pusat data dan informasi menyeluruh tentang Pemerintah Daerah yang dapat diakses secara langsung oleh siapapun dengan tingkatan akses yang akan ditentukan kemudian.

Penguasaan terhadap sistem database berbasis web oleh SDM di masing-masing instansi dapat menunjang terpenuhinya kebutuhan dalam pemanfaatan sistem informasi. Aplikasi-aplikasi dapat dikembangkan dan dijaga oleh masing-masing staf untuk selalu memutakhirkan data. Data tersebut dapat langsung ditampilkan dalam format webportal yang bisa diakses oleh segenap stakeholder pemerintahan serta dibagi kepada orang-orang yang membutuhkan guna menunjang pengambilan keputusan berbasis data. Sehingga keputusan yang diambil tersebut dapat mencapai sasaran.

Ada beberapa permasalahan yang sering dialami oleh SKPD dalam penyusunan rencana adalah Kesulitan SKPD dalam menyusun dokumen rencana dikarenakan kurangnya Pengetahuan Perencana dibidang aturan tentang penyusunan dokumen Perencanaan, dukungan data capaian/realisasi kinerja dan anggaran, Kesulitan dalam menganalisis capaian kinerja baik antar waktu, antar wilayah serta relevansi sehingga sasaran program dan kegiatan belum mencapai seperti apa yang diharapkan sebagaimana tertera dalam visi dan misi organisasi dalam dokumen Renstra SKPD.

Adanya penyesuaian terhadap target rencana setiap tahun dalam tahun Renstra yang seringkali menjadi permasalahan tentang apa perlu tidaknya mengadakan perubahan atau penyesuaian. Hal ini tentunya menyulitkan dalam penyusunan anggaran prioritas dalam rangka efektivitas dan efisiensi anggaran. Untuk melakukan hal ini membutuhkan sinkronisasi, verifikasi, validasi serta integrasi data beserta alternatif rumusan-rumusan action plan menuju percepatan serta ketepatan pencapaian tujuan organisasi baik jangka pendek maupun jangka menengah.

Penyusunan Dokumen Rencana Kerja Pemerintah Daerah (RKPD) yang berisi tentang Program Prioritas Pembangunan Tahunan, Penyelenggaraan Urusan pemerintahan, serta pembagian kebutuhan anggaran berdasarkan wilayah melalui sistem ini diharapkan setiap tahunnya dapat diselesaikan secara tepat waktu, memenuhi unsur kualitas serta prosedur penyusunan dokumen sesuai peraturan perundangan yang berlaku.

Sistem Informasi E-Planning diharapkan dapat menjadi tools dalam membantu percepatan penyelesaian dokumen sesuai dengan waktu, aturan sebagaimana diatur dalam Permendagri Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah.

E-Planning (Sistem Informasi Perencanaan Pembangunan Daerah) yang berisi tentang Menu-menu RPJMD selama 5 Tahunan bersama Rencana kerja Tahunan (RKPD) yang dimanifestasikan kedalam Renstra dan Renja SKPD yang disertai dengan laporan-laporan yang digunakan dalam penyusunan dokumen SKPD dan Pemerintah Daerah.

Dengan demikian penyusunan Dokumen Perencanaan Pembangunan Daerah pemerintahan serta rumusan rumusan policy dalam percepatan pencapaian tujuan pembangunan daerah menjadi terarah, terpadu, sinergis, tepat sasaran serta berkelanjutan.

B. MAKSUD, TUJUAN, SASARAN DAN MANFAAT

2.1 Maksud

Pemanfaatan Teknologi Informasi secara sistematis dan aplikatif dalam proses perencanaan pembangunan daerah dalam mempercepat terwujudnya dokumen perencanaan menengah dan tahunan yang berkualitas

2.2 Tujuan

Secara umum Tujuan Penyusunan Sistem Informasi Perencanaan Pembangunan Daerah adalah

Menghasilkan program perencanaan dan penganggaran daerah, yang terintegrasi dalam sistim on-line dan off-line.
Terciptanya interaksi dan sistem informasi yang melebarkan hubungan antara pemerintahan daerah dan masyarakat
Secara bertahap untuk meningkatkan citra aparat pemerintahan sebagai abdi negara dan masyarakat yang dapat bekerja lebih efisien, efektif dan profesional.
Terciptanya kemudahan bagi aparat pemerintahan dalam mendapatkan informasi tentang rencana pembangunan pemerintah daerah.

2.3 Sasaran

Sasaran yang ingin dicapai dengan diterapkannya aplikasi ini adalah tercapainya efisiensi dan efektifitas sistem serta proses perencanaan pembangunan Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota melalui ketersediaan pemutkahiran dan tingkat aksesibilitas data yang akuntabel terhadap berbagai produk perencanaan yang terarah, terpadu, sinergis, tepat waktu dan berkelanjutan.

2.4 Manfaat

Manfaat dari Implementasi E-PLANNING antara lain :

Membantu Pihak Bappeda dan SKPD dalam merumuskan rencana kerja sesuai dengan usulan yang ada dalam dokumen hasil musrenbang
Membantu Bappeda dan SKPD dalam menyusun Indikator Kinerja yang terukur, sistematis dan berkelanjutan
Membantu Bappeda dan SKPD dalam menyusun Dokumen Perencanaan baik menengah maupun tahunan sesuai dengan indikator dan target kinerja yang telah disusun
Membantu Bappeda dan SKPD dalam publikasi dokumen perencanaan ke tingkat daerah, Provinsi maupun pusat

C. Kerangka Alur E-Planning (Sistem Informasi Manajemen Perencanaan Pembangunan Daerah.

Adapun kerangka alur penyusunan dokumen perencanaan yang dimuat dalam aplikasi dapat dilihat pada desain program dibawah ini:

Gambar 1

Desain Alur Sistem e-planning

Gambar alur diatas yang akan dijadikan acuan dalam pembuatan atau implementasi sistem e-planning yang memuat alur penyusunan dokumen perencanaan 5 tahun dan perencanaan tahunan yang meliputi dokumen RPJMD, Renstra SKPD, RKPD dan Renja SKPD.

D. OUTPUT YANG DIHASILKAN

Implementasi E-PLANNING (Sistem Informasi Perencanaan Pembangunan Daerah) menghasilkan output antara lain :

Dokumen perencanaan Daerah
- Matriks Prioritas Pembangunan
  - Matriks Prioritas Pembangunan dan Kerangka Pendanan
  - Matriks Prioritas Pembangunan, Kebijakan Umum dan Program Pembangunan
  - Matriks Prioritas Pembangunan, Sasaran, Indikator sasaran dan Kerangka Pendanaan
  - Daftar Program dan Kegiatan berdasarkan wilayah
  - Rekapitulasi Program dan Kegiatan berdasarkan wilayah
  - Rencana Penganggaran berdasarkan wilayah
  - Rencana Program dan Kegiatan berdasarkan bentuk kegiatan
  - Rekapitulasi Program, Kegiatan dan Sub Kegiatan
  - Grafik Rencana Program dan Kegiatan Strategis/non strategis berdasarkan dinas pelaksana
  - Grafik Rekapitulasi Rencana Program Strategis dan Non Strategis
  - Grafik Rencana Program Prioritas Pembangunan
  - Grafik Rencana Penganggaran berdasarkan wilayah
Dokumen Perencanaan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD)
- Matriks Program dan Kegiatan beserta Target 5 Tahunan
- Matriks Program dan Kegiatan beserta Kerangka Pendanaan 5 Tahunan
- Matriks Sasaran, Indikator Sasaran dan Target 5 Tahunan
- Rencana Kinerja Tahunan SKPD
- Penetapan Kinerja
- Rumusan Rencana Program dan Kegiatan
- Matriks Rencana Program, Kegiatan dan Anggaran

E. MEKANISME PERENCANAAN DAN PENGGUNAAN SISTEM

Melaksanakan Implementasi E-Planning dengan Jaringan informasi dan komunikasi berbasis LAN (Local Area Networking) dan Web Base melalui Internet yang mampu memenuhi kebutuhan :

Sistem Perencanaan Pembangunan Provinsi/Kabupaten/Kota yang sistematis, terarah, terpadu, menyeluruh dan tanggap terhadap berbagai perubahan. Perencanaan pembangunan yang disusun per SKPD termasuk BAPPEDA merupakan suatu perencanaan yang berbasis rencana kerja (working plan oriented) program/kegiatan dengan asumsi bahwa setiap rencana kerja program/kegiatan dari SKPD harus memuat informasi mengenai :
1. input yang meliputi informasi dana, jumlah aparatur yang terlibat dan fasilitas yang dimiliki SKPD;
2. proses yang memuat informasi mengenai waktu pelaksanaan program/kegiatan SKPD
3. output yang memuat informasi mengenai hasil yang diperoleh dari pelaksanaan program/kegiatan SKPD
4. outcome yang memberikan informasi mengenai dampak yang akan diperoleh apabila program/kegiatan yang direncanakan telah terlaksana. Hal ini dimaksudkan agar perencanaan program/kegiatan per SKPD bersifat transparan, objektif dan akurat.
Penyediaan dan pemutakhiran basis data (database) untuk kebutuhan penyusunan dokumen perencanaan pembangunan dan pengambilan kebijakan dengan mengacu kepada format tabel dan tampilan data yang ada pada Panduan Pemahaman dan Pengisian Data Dasar Perencanaan Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Perencanaan Pembangunan Nasional yang diterbitkan oleh Pusat Data dan Informasi Perencanaan Pembangunan BAPPENAS pada tahun 2004. Pekerjaan ini dimaksudkan agar tujuan penyusunan perencanaan pembangunan yang berkualitas dan akuntabel dapat tercapai sekaligus memudahkan pencapaian efisiensi dan efektifitas kinerja aparatur yang ada di BAPPEDA Provinsi/Kabupaten/Kota.

F. PERSONIL YANG DIBUTUHKAN

Personil pokok yang terlibat dalam Implementasi E-PLANNING merupakan aparatur di lingkungan Pemerintah Provinsi/Kabupaten/Kota khususnya BAPPEDA yang terdiri dari :

Koordinator yang bertugas sebagai berikut:
- Mengkoordinasikan penyusunan dokumen perencanaan dengan menggunakan alat bantu e-planning
- Menjamin waktu pelaksanaan yang dimulai dari pelaksanaan bimtek aplikasi, entri data, verifikasi data dan pelaporan
Narasumber ;Narasumber yang dibutuhkan merupakan tenaga pendampingan dalam implementasi sistem. Narasumber bertugas:
- Memberikan petunjuk teknis tentang substansi dokumen perencanaan sesuai dengan alur perencanaan
- Mengoreksi atau memberikan masukan substansi agar tulisan dalam dokumen perencanaan dapat dimengerti dan dipahami serta sesuai dengan prosedur dan mekanisme penyusunan dokumen
- Kelompok Kerja (Pokja) ; Kelompok kerja terdiri dari tenaga atau aparatur dari instansi/SKPD yang memahami tugas, pokok dan fungsi SKPD serta memahami tentang penggunaan aplikasi, disamping itu juga kelompok kerja bertugas mengkoordinir pelaksanaan penyusunan dokumen yang dimulai dari tahapan pengumpulan data, penginputan data, verifikasi, analisis dan pelaporan hasil penyusunan dokumen perencanaan
Administrator adalah petugas yang menguasai serta mampu mengendalikan, mengatur aksesibilitas pengguna serta mampu memberikan petunjuk dalam penggunaan aplikasi
Tenaga Operator/ Perencana SKPD adalah Aparatur SKPD yang ditunjuk untuk melakukan entri data ke aplikasi serta mampu berinteraksi dengan aplikasi yang dimulai dari tahapan pengumpulan data sampai dengan pelaporan

G. BIAYA

Biaya yang digunakan dalam implementasi kegiatan ini dibebankan pada APBD Provinsi/Kabupaten/Kota

H. PENUTUP

Demikian Kerangka Acuan Kerja ini disusun untuk dijadikan pedoman dalam mengimplementasikan Aplikasi E-PLANNING (Sistem Informasi Perencanaan Pembangunan Daerah)

Paket Sudah Termasuk :